Как отправить резюме по электронной почте так, чтобы его прочитали

Как откликнуться на вакансию по почте так, чтобы отклик не потерялся?

Получая ежедневно в Консалте десятки резюме, мы  решили проанализировать и систематизировать самые популярные ошибки соискателей и подготовили простые  советы.

Если вы отправляете резюме через сайты поиска работы, вы пользуетесь облегченной формой отклика на вакансию, как, к примеру, на сайте jobs.tut.by Вам не нужно задумываться, что написать в теме письма, куда прикрепить сопроводительное письмо и какой адрес получателя ввести.

Но иногда необходимо напрямую контактировать с работодателем, кадровым агентством или рекрутером. В  этом случае обязательно нужно помнить несколько простых и важных правил отправки резюме по электронной почте, чтобы письмо не потерялось, и обязательно было рассмотрено.

1. Заведите себе отдельный ящик

Для общения с кадровыми агентствами, работодателями заведите себе отдельный ящик.

Крайне желательно, чтобы он не был корпоративным. Никогда не отправляйте своё резюме с рабочей почты! Лучше всего подойдут почтовые ящики на самых известных Интернет-площадках, таких как mail.ru, gmail.com, yandex.ru, tut.by  и т. п.

В нашем почтовом ящике можно увидеть, и  ознакомится с резюме владельцев почтовых ящиков:  fialka@mail.ru, zayka7@rambler.ru, lapochka@yandex.ru, andrey_valeryevich-gyy@yandex.ru, однако если вы хотите найти хорошую работу  - это не самое подходящее название почты.

Ваш почтовый адрес должен быть нейтральным, желательно коротким. Например: sdmitry@gmail.com, 5678345@tut.by, vllad23@mail.ru и т.д.

2. Настройте почтовый ящик правильно!

Настраивая программное обеспечение для работы с электронной почтой будьте внимательны!

Когда программа установки спросит у Вас имя и фамилию, то напишите их латинскими буквами. Когда Вы будете писать письма, введённые вами имя и фамилию, получатель будет видеть в поле письма “FROM” или “ОТ”. Использование русских букв в имени и фамилии нежелательно – ввиду разнобоя в кодировках,  работодатель может увидеть в этом поле набор нечитаемых символов. Не желательно вместо реального имени и фамилии использовать псевдонимы (как указано ниже)

3. Укажите тему письма

Одно из важных  правил, которым, по словам рекрутеров, многие пренебрегают. Поле для темы обязательно нужно заполнять. Укажите в теме, к примеру: «Резюме на позицию...», или прямо напишите — «Я дизайнер», «Резюме ФИО».  Пример как это выглядит в почтовом ящике рекрутера.

Так ваше письмо пройдет через спам-фильтр и адресат будет понимать, что получил обращение по интересующей его в данный момент теме.

Некоторые соискатели вовсе не указываю тему. И выглядит это так… Как мы рекрутеры должны догадаться, что там резюме?

Или следующий пример. В данном случае мы точно знаем, что прислали резюме, однако на какую должность - неизвестно…

В поле “ТЕМА СООБЩЕНИЯ” напишите слово “RESUME” или “CV” и название вакансии, на которую Вы претендуете.

Например:

“Резюме, Иванова Е.И., специалист по кадрам”

“СV: Karimov A.K., IT”

4. Напишите сопроводительное письмо

Отправлять работодателю пустое письмо с приложенным к нему резюме уже давно считается дурным тоном. Используйте тело сообщения для размещения в нем сопроводительного письма. Выделиться с его помощью достаточно легко, если знать, как составить сопроводительное письмо, которое сработает.

Пример:

“Здравствуйте! Прошу рассмотреть мою кандидатуру на вакантную позицию... и ознакомиться с моим резюме во вложенном файле. С уважением, ... ”

Даже этот банальный и шаблонный вариант смотрится гораздо лучше, чем сообщение без текста.

И водитель культурный быстрее найдет работу:)

И в базу агентства занесут резюме…

5. Правильно прикрепите файл с резюме

Файл с резюме, портфолио или другие указанные в теле письма документы обязательно должны быть прикреплены к письму. Если вы забудете приложить нужный файл, это произведет не лучшее впечатление. Перепроверьте при этом, не прикрепили ли к резюме устаревшие или ориентированные на другую позицию документы.

Никогда не называйте файл просто «резюме.doc».   Т.к. обычно это выглядит так:

Оптимальный вариант — указать свое имя и название вакансии.

Пример: «Краснов Е.С.: менеджер по продажам». Работодатель может получить за день множество писем с одинаковым названием вложенного файла, а ему все их сохранять в одну папку, базу. Избавив его от дурной работы, вы завоюете дополнительные очки.

6. Высылайте резюме в теле письма.

Многие работодатели не любят рассматривать резюме в прикреплённом файле. Если Вы всё-таки выслали резюме не в теле письма, а в прикрепленном файле, то принято это делать, предварительно сохранив данный файл в формате RTF или PDF, но не в кое случае не в .DOC. Некоторые работодатели резюме в формате .DOC не рассматривают вообще.

7. Сохраните документ в формате .RTF

Для сохранения документа в формате .RTF в редакторе Microsoft Word в меню “ФАЙЛ” выберите пункт “СОХРАНИТЬ КАК…” и далее в поле “ТИП ФАЙЛА” выберите пункт “ТЕКСТ В ФОРМАТЕ RTF”.

На сообщение о том, что некоторые элементы форматирования могут быть потеряны, не обращайте внимания. После сохранения закройте файл, потом опять откройте и проверьте его читаемость. Назовите файл с резюме латинскими буквами.

Например:

“Livanko_it.rtf”

“Shankova_CV.pdf”.

Использовать форматы, отличные от .PDF и .RTF не рекомендуется.

8. В резюме укажите конкретную цель.

Перечитывая большое количество резюме, складывается впечатление, что резюме – это список всех мест работы и учебы. Для кадрового агентства, это преимущество, когда Вы указываете все места работы в надежде получить любое предложение исходя из Вашего опыта. НО… если Вы отправляете резюме прямому работодателю, то здесь необходимо резюме профильтровать.

У вашего резюме должна быть только одна цель – чтобы вас пригласили на собеседование.

Что написать в резюме, чтобы вас пригласили? Ответ на этот вопрос можно найти только в той организации, куда вы хотите устроиться на работу.

Есть два простых способа узнать, что нужно от вас конкретной организации:

1. Внимательно прочитайте текст объявления. В тексте самой вакансии есть ключевые пункты, наиболее важные для компании. И в случае, если в вашем резюме будут указаны эти ключевые пункты, вас обязательно пригласят на собеседование. Если  в вакансии указано требование  «Умение общаться с клиентами», а опыта работы с клиентами нет, можно написать « умею разрешать конфликтные ситуации»,  «умею четко доносить свою позицию до собеседника» и т.д.

Пишите в резюме то, что важно для компании и ваше резюме резко выделится из всех других.

2. Если в объявлении указан номер телефона – позвоните. Так, Вы сможете уточнить, что для компании важно. На этом шаге многие допускают ошибку – звонят только для того, чтобы узнать зарплату и график работы, т.е., думают только о себе. Не поступайте, как эти люди. Звоните в организацию и говорите, что резюме пришлете, но хотели бы уточнить некоторые детали. И задавайте вопросы:

«Каким должен быть человек, претендующий на это место?»

«В чем особенность работы в этой компании?»

И внимательно слушайте, делая для себя пометки. Важно услышать, какие пункты являются для компании ключевыми.

9. Проверьте письмо на грамматические ошибки

Убедитесь, что в тексте письма и в самом резюме нет грамматических ошибок, опечаток. Ошибки в таком письме недопустимы: проверьте его с помощью специального орфографа или спеллера: online.orfo.ru, text.ru/spelling.  Этот помощник может и не заметит всех ошибок, но без него гораздо хуже.

10. Заполняйте адрес получателя в последнюю очередь

Делать это в последнюю очередь необходимо не просто так — это лучшая гарантия, что письмо не уйдет по ошибке, например, после случайного нажатия не той клавиши. Также не нужно добавлять еще каких-то адресатов при отправке резюме, даже в копию. Вы ведь составляете письмо для отклика на конкретную вакансию, правда?

11. Отправляйте письмо с резюме вечером или утром

По статистике 40% писем, написанных поздним вечером или ранним утром, «пробиваются» чаще. Чтобы быть в первых рядах писем, которые просмотрит рекрутер, отправляйте его после 20:00 и до 8:00.

И только когда вы уверены, что все 11 пунктов выполнены, письмо можно считать готовым к отправке. Консалт, также рекомендует ознакомиться с другими советами, как правильно откликнуться на вакансию, чтобы использовать на практике все тонкости процесса поиска работы.

Как видите, советы некоторые чисто технические и довольно примитивные, тем не менее, правильно составленные письма встречаются в практике довольно редко. Ваше письмо, если оно хорошо оформлено, будет выделяться на фоне писем в документах и создаст первое положительное впечатление о Вас у консультанта или менеджера по персоналу.